Si buscas «cómo hacer el libro de registro de huéspedes» probablemente te encuentres con dos respuestas contradictorias. Una te habla de un cuaderno numerado que hay que comprar, sellar y guardar bajo llave. La otra te dice que el papel desapareció y que todo se hace por internet. Las dos tienen una parte de razón, y esa mezcla es justo lo que genera la duda.
La realidad en 2026 es más simple de lo que parece: el libro de registro sigue siendo obligatorio, pero ya no es un libro. Es un registro informático. Y el parte de entrada también sigue existiendo, con una función muy concreta que mucha gente da por perdida: es el documento que el viajero firma.
En esta guía verás qué es cada cosa, qué formato admite hoy la normativa, qué datos debe contener, quién firma, cuánto tiempo hay que conservarlo todo y cómo encaja con el envío a SES.Hospedajes. Si lo que buscas es la obligación general y cómo se comunican los datos al Ministerio del Interior, eso está explicado a fondo en la guía del registro de viajeros; aquí nos centramos en los dos documentos y en cómo se hacen.
Libro de registro y parte de entrada: dos documentos distintos
Son términos que se usan como sinónimos y no lo son. Conviene tenerlos separados desde el principio porque cada uno cumple una función y tiene su propia regla:
| Documento | Qué es | Dónde acaba |
|---|---|---|
| Parte de entrada | El impreso con los datos de un viajero concreto, que él firma | Se queda en el alojamiento como soporte de la firma |
| Libro de registro | El conjunto ordenado de todos esos datos, hoy en formato informático | Se conserva 3 años y se enseña si te lo requieren |
| Comunicación | El envío de los datos a las autoridades | SES.Hospedajes o la policía autonómica |
La confusión histórica viene de que en su día las tres cosas eran casi el mismo gesto: rellenabas el parte a mano, lo encuadernabas en el libro y llevabas una copia a la comisaría. Hoy son tres pasos con soportes distintos.
El libro de registro en papel ya no es obligatorio
No como obligación. Y esta es la parte que más contenido desactualizado sigue repitiendo.
La norma que regulaba el libro-registro clásico es la Orden INT/1922/2003, y es de ahí de donde salen los detalles que aún circulan por internet: que los libros en formato impreso se ordenan de forma correlativa y forman cuadernos de mínimo 100 y máximo 500 hojas. Esa Orden fue modificada en 2021 para admitir expresamente el formato digital, y después llegó el Real Decreto 933/2021, cuya disposición derogatoria única deja la Orden vigente solo «en lo que no contravenga» el nuevo texto.
Y el nuevo texto es inequívoco. Su artículo 5 dice que los sujetos obligados «habrán de llevar un registro informático» con los datos de los anexos. No dice libro, no dice hojas, no dice encuadernado: dice registro informático.
El Real Decreto 933/2021 es de aplicación obligatoria para los alojamientos turísticos desde el 2 de diciembre de 2024, así que a estas alturas no hay régimen transitorio al que acogerse.
El parte de entrada: qué es y quién lo firma
Aquí ocurre lo contrario que con el libro: mucha gente lo da por eliminado y sigue perfectamente vivo.
El artículo 4 del Real Decreto 933/2021 mantiene los partes de entrada como el instrumento con el que se recogen los datos del viajero, y fija dos reglas que conviene no pasar por alto:
- Los firma toda persona mayor de catorce años. No solo el titular de la reserva: cada viajero que supere esa edad firma el suyo. De los menores, los datos los aporta el adulto que los acompaña.
- Los proporciona el establecimiento. Los partes no se compran ni se recogen en ninguna oficina: los genera el propio alojamiento, en papel o por procedimientos informáticos.
La firma puede recogerse en papel o en soporte digital. Una firma trazada con el dedo en la pantalla del móvil durante el check-in online es tan válida como una firma de bolígrafo, y tiene la ventaja de que queda asociada al registro sin que nadie tenga que archivar nada.
Qué datos debe contener
Los campos exactos están en los anexos del Real Decreto 933/2021 y se agrupan en tres bloques. A grandes rasgos:
Del titular de la actividad: nombre o razón social, NIF o CIF, municipio y provincia, teléfono, correo electrónico y, cuando existe, la web o la URL del anuncio.
Del establecimiento: tipo de alojamiento, denominación, dirección completa, código postal, localidad y provincia.
De cada viajero: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento de identidad junto al número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección, localidad y país, teléfono, correo electrónico, número de viajeros y, en el caso de los menores, la relación de parentesco.
A eso se suman los datos de la transacción: fechas de entrada y salida, datos de la reserva y datos relativos al pago.
La lista campo a campo, con lo que pides al huésped y lo que rellenas tú, está en qué datos pedir a los huéspedes para el parte de entrada, con una plantilla para imprimir.
Plazos: 10 días, 24 horas y 3 años
Tres cifras, cada una para un momento distinto. Son las que más se confunden entre sí:
- Antes de empezar la actividad. Los datos del titular y del establecimiento se comunican con carácter previo, y en todo caso antes de que transcurran diez días desde que completas los trámites administrativos exigibles. Cualquier modificación posterior obliga a comunicarlo de nuevo (artículo 6.1 y 6.2).
- Con cada reserva y cada entrada. Los datos de la reserva, del contrato o de su anulación, y los del inicio de los servicios, se transmiten de manera inmediata y en un plazo no superior a 24 horas (artículo 6.3).
- Después. Los datos del registro informático se conservan tres años desde la finalización del servicio (artículo 5.3).
Las comunicaciones se hacen por medios telemáticos. Solo el hospedaje prestado de forma no profesional admite otros medios.
La excepción del hospedaje no profesional
El artículo 5.4 exceptúa de las obligaciones de registro documental y conservación a quien desarrolla actividades de hospedaje de manera no profesional. Es una excepción real, pero mucho más estrecha de lo que a la gente le gustaría:
- Exime del registro y de la conservación, no de la comunicación. Los datos hay que seguir enviándolos.
- No es una etiqueta que uno se ponga a sí mismo. Si alquilas una vivienda de uso turístico con regularidad, anunciada en plataformas y con ánimo de lucro, no es hospedaje no profesional, tengas una propiedad o quince.
Lo que no va en el registro es una copia del documento. Por qué no debes escanear el DNI del huésped, y qué hacer si ya guardas copias, está en copia del DNI de los huéspedes: qué dice la ley.
Cataluña y País Vasco: la comunicación va a otro sitio
El registro y el parte se hacen igual en toda España, pero el destinatario de la comunicación cambia en las comunidades con policía integral propia. En Cataluña los datos se comunican a los Mossos d’Esquadra y en el País Vasco a la Ertzaintza, a través de sus propias plataformas, que ya funcionaban antes del Real Decreto 933/2021.
El matiz importante para quien gestiona propiedades en varias comunidades: enviar un alojamiento catalán a SES.Hospedajes no sirve. Cada propiedad comunica al sistema que le corresponde por su ubicación. Confirma el canal exacto en el portal de la policía autonómica antes de dar de alta tus establecimientos.
Cómo montarlo, paso a paso
- Da de alta tu establecimiento en la plataforma que te corresponda y comunica los datos del titular y del alojamiento antes de empezar a operar.
- Genera tu parte de entrada con los campos de los anexos. Te lo puedes montar tú o dejar que lo haga la herramienta de check-in.
- Recoge los datos y la firma de cada viajero mayor de 14 años, en papel o en pantalla. Cuanto antes, mejor: el check-in online permite hacerlo días antes de la llegada.
- Vuelca los datos a tu registro informático, que es el libro de registro de hoy.
- Comunica dentro de las 24 horas y guarda el justificante.
- Conserva registro y partes firmados durante tres años. Si prestas hospedaje de forma no profesional estás exento de los pasos 4 y 6 (art. 5.4), pero no del 5: comunicar sigue siendo obligatorio.
Si en algún paso te has equivocado, no lo dejes correr: los partes se pueden modificar y anular, y corregir a tiempo es siempre mejor que un registro con datos falsos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que comprar un libro de registro sellado? No. El Real Decreto 933/2021 exige un registro informático. El libro impreso con hojas numeradas es el modelo de la Orden de 2003, que hoy solo sigue vigente en lo que no contradiga la norma nueva.
¿Vale una hoja de cálculo como libro de registro? Cumple el requisito de formato si contiene todos los campos de los anexos y la conservas tres años. Lo que no hace es comunicar por ti ni guardar las firmas, así que sigues teniendo dos procesos manuales.
¿Quién firma el parte de entrada? Toda persona mayor de catorce años que se aloje. Los datos de los menores los aporta el adulto acompañante. La firma vale en papel o en soporte digital.
¿Tengo que darle una copia del parte al viajero? La práctica de entregar copia viene del modelo de 2003. Con el sistema actual, lo esencial es que el parte firmado quede en tu registro. Si el huésped te la pide, dársela no cuesta nada y es buena práctica.
¿Registrar en SES.Hospedajes sustituye al libro de registro? No. Comunicar es una obligación y registrar es otra. La plataforma recibe los datos, pero el registro informático y los partes firmados los conservas tú durante tres años.
¿Y si mi alojamiento está en Cataluña o en el País Vasco? El registro y el parte son los mismos. Cambia el destinatario de la comunicación: Mossos d’Esquadra y Ertzaintza respectivamente, cada uno con su plataforma.