Una app de check-in online deja que tu huésped rellene sus datos y firme desde el móvil antes de llegar. Después envía el parte de viajeros a SES.Hospedajes, la web del Ministerio del Interior, sin que tú teclees nada.
Si tienes un apartamento o una vivienda turística, mira seis cosas antes de elegir una. Van en este orden: envío automático del parte, nada de copia del DNI, idiomas, firma, avisos y precio por propiedad. Puedes comprobarlas todas en una prueba gratis, con una reserva real. Regi tiene 21 días gratis.
Qué hace una app de check-in online
El huésped recibe un enlace cuando reserva. Lo abre en el navegador del móvil, sin instalar nada. Escribe los datos de su documento, firma y listo.
La app revisa los campos mientras escribe. Luego genera el parte y lo envía a SES.Hospedajes. La ley pide enviarlo como tarde 24 horas después de la entrada del huésped.
Este artículo va de elegir la app. Qué datos pide la ley, quién está obligado y cómo es el parte está en la guía de la app de registro de viajeros y en el pilar del registro de viajeros.
Las seis cosas que debe hacer, por orden
1. Enviar el parte a SES.Hospedajes sola
Es la función que te quita trabajo y riesgo. Algunas herramientas solo recogen los datos y te dejan un fichero para subirlo tú. Otras lo envían solas en cuanto el huésped termina.
Pide ver dónde queda el justificante de cada envío. Si un día te lo piden, lo necesitas.
2. No pedir copia del DNI ni del pasaporte
Muchas apps piden una foto del documento. La AEPD, la agencia que vigila la protección de datos, dice que pedir esa copia para cumplir el registro de viajeros va contra la ley. Basta con los datos que pide la norma. Cómo comprobar el documento sin copiarlo está en escanear el DNI del huésped: qué dice la ley.
Una app que no pide la foto guarda menos datos y te da menos problemas. El huésped también termina antes.
3. Hablar el idioma del huésped
Un huésped extranjero rellena mal un formulario que no entiende. Y un dato mal escrito puede hacer que el parte vuelva rechazado.
Comprueba en qué idiomas sale el formulario y si detecta solo el idioma del móvil.
4. Recoger la firma
El parte de entrada lleva la firma del viajero. La app debe recogerla en la pantalla, con el dedo, y guardarla con el parte. Así no necesitas papel.
5. Avisarte si falta un check-in
El fallo típico no es un parte mal hecho. Es una reserva que llega y nadie ha rellenado nada.
Una buena app te avisa por correo si una reserva de hoy o mañana sigue sin check-in. También te deja reenviar el enlace al huésped, por ejemplo por WhatsApp.
6. Cobrar por propiedad y sin permanencia
Con uno o dos pisos no te conviene un plan para hoteles. Busca un precio por propiedad al mes, publicado en la web, y que puedas darte de baja cuando quieras.
Qué comprobar en cada herramienta
Usa esta tabla durante la prueba gratis. Haz una reserva de ensayo y rellena el check-in tú mismo, como si fueras el huésped.
| Qué mirar | Cómo comprobarlo en la prueba |
|---|---|
| Envío a SES.Hospedajes | Haz un check-in de prueba y busca el justificante del envío |
| Sin copia del DNI | Mira si el formulario pide una foto del documento |
| Idiomas | Abre el enlace con el móvil en inglés o en francés |
| Firma | Comprueba que la firma queda guardada con el parte |
| Avisos | Deja una reserva sin check-in y mira si te llega un correo |
| Precio | Busca el precio por propiedad en la web y las condiciones de baja |
| Corregir un parte | Busca cómo modificar o anular un parte ya enviado |
| Borrado de datos | Pregunta cuánto tiempo guarda los partes y si los borra solos |
La norma obliga a guardar los datos del registro tres años desde que se va el huésped. Una buena app los guarda ese tiempo y luego los borra.
Tres tipos de herramienta
No todas las apps están pensadas para el mismo alojamiento. Hay tres grandes tipos:
- App solo de check-in y registro. Hace el check-in online y envía el parte. Suele cobrar por propiedad. Encaja con uno o varios apartamentos.
- Programa de gestión (PMS) con check-in. Lleva reservas, limpieza y facturas, y el check-in es una parte más. Tiene sentido si gestionas muchas viviendas y ya usas ese programa.
- Sistema para hoteles. Pensado para recepción, habitaciones y quioscos en el vestíbulo. Para un apartamento suele ser caro y más complicado de lo que necesitas.
Cómo funciona, paso a paso
- Enlace tras la reserva. El huésped lo recibe por correo o por WhatsApp. Un buen sitio es el email de confirmación de reserva. También puedes usar un enlace corto o un código QR.
- Datos del documento. El viajero escribe el tipo y el número de su documento y el resto de campos. La app los revisa al momento.
- Firma. El huésped firma el parte en la pantalla.
- Envío del parte. La app lo manda a SES.Hospedajes sin que intervengas.
- Llegada. El huésped recibe tus instrucciones de acceso y llega sin papeleo.
Si quieres acelerar la parte del huésped, en check-in online más rápido tienes los detalles.
Extras que pueden esperar
Algunas apps venden más cosas: cobrar la fianza, ofrecer salida tardía, abrir cerraduras inteligentes o conectarse con tu programa de gestión. Pueden servir, pero no sustituyen a las seis de arriba.
Elige primero por el parte y por el huésped. Los extras, después.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una app de check-in online y el registro de viajeros? La app es la herramienta con la que el huésped se registra. El registro de viajeros es la obligación de enviar sus datos a Interior. Una buena app hace las dos cosas en un solo paso.
¿El huésped tiene que descargar una aplicación? No. La mayoría funciona en el navegador. El huésped abre un enlace, escribe sus datos y firma.
¿Es segura la verificación de identidad online? Depende de cómo se haga. La AEPD advierte de que recibir la foto de un pasaporte no demuestra quién la envía. Las vías que cita son mirar el documento cuando el huésped llega o, a distancia, el certificado digital, contrastar los datos con el medio de pago o enviar un código al móvil o al correo.
¿Sirve una app de check-in online para un hotel o un hostal? Sí. El registro de viajeros es el mismo. Pero si tienes recepción y muchas habitaciones, quizá te encaje mejor un sistema para hoteles.
¿El check-in online es legal en España? Sí. Es una forma válida de cumplir el registro de viajeros, siempre que los datos lleguen a SES.Hospedajes como pide el Real Decreto 933/2021.