Pide a cada huésped su nombre, sus apellidos, su documento, su fecha de nacimiento, su dirección y un teléfono o un correo. Cada persona de 14 años o más firma su parte. Los datos de la reserva y del pago los pones tú.
Esta guía te da la lista completa, campo a campo, y una plantilla para imprimir. Si quieres saber qué es el parte y cuándo se envía, lo explicamos en la guía del libro de registro y el parte de entrada.
Los datos que pides a cada huésped
Cada persona que se aloja tiene su propia ficha. También los niños. Estos son los datos:
| Dato | Quién lo da | Ojo con |
|---|---|---|
| Nombre y primer apellido | Todos | Tal como salen en el documento |
| Segundo apellido | Quien lo tenga | Con DNI español es obligatorio |
| Sexo | Todos | Hombre, mujer u otro |
| Fecha de nacimiento | Todos | Día, mes y año |
| Nacionalidad | Todos | La que figura en su documento |
| Tipo de documento | Adultos | DNI, NIE o pasaporte |
| Número de documento | Adultos | Sin espacios ni guiones de más |
| Número de soporte | Adultos con DNI o NIE | Es otro código del DNI. El pasaporte no tiene |
| Dirección, municipio y país | Todos | Donde vive, no donde se aloja |
| Código postal | Todos | Ayuda a acertar el municipio |
| Teléfono o correo | Todos | Basta con uno, pero mejor los dos |
| Parentesco con el adulto | Menores de edad | Hijo, nieto, sobrino, tutor… |
Pide los datos de todos, no solo de quien reservó. Un grupo de cuatro son cuatro fichas.
Los datos que pones tú
Hay datos que el huésped no tiene que escribir. Salen de la reserva y los rellenas una vez:
| Dato | De dónde sale |
|---|---|
| Referencia de la reserva | Tu sistema o la plataforma |
| Fecha del contrato | El día que se hizo la reserva |
| Fecha y hora de entrada | La llegada |
| Fecha y hora de salida | La salida |
| Número de viajeros | Cuántas personas se alojan |
| Número de habitaciones | Si aplica a tu alojamiento |
| Conexión a internet | Sí o no |
| Forma de pago | Tarjeta, transferencia, plataforma… |
| Medio de pago y su titular | La tarjeta o la cuenta que pagó |
| Fecha de pago | Cuándo se cobró |
| Caducidad de la tarjeta | Solo si se pagó con tarjeta |
Si la reserva llega por Airbnb o Booking, la forma de pago suele ser «plataforma». Los datos de la tarjeta los tiene la plataforma, no tú.
Quién rellena y quién firma
La edad cambia lo que hace cada viajero. Sigue el mismo camino con cada persona del grupo:
- 18 años o más. Rellena su ficha completa, con su documento, y firma.
- De 14 a 17 años. Rellena su ficha y firma. Además, indica su parentesco con el adulto con el que viaja.
- Menos de 14 años. El adulto da sus datos, con el parentesco. El niño no firma.
La firma puede ser en papel o en la pantalla del móvil. Las dos valen.
La plantilla, lista para usar
Hemos puesto todos estos campos en una plantilla. Tiene dos hojas en PDF: una para la reserva y otra para copiar por cada viajero. También va en hoja de cálculo, con una fila por huésped.
Es una plantilla nuestra, no un modelo oficial del BOE. No existe un impreso oficial que tengas que comprar o descargar. La ley dice qué datos recoger, y cada alojamiento prepara su propio parte.
Lo que no debes pedir
No pidas una foto ni una copia del DNI o del pasaporte. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo dijo en junio de 2025. Una copia enseña más datos de los que pide la ley, como la foto. Y aun así le faltan datos del parte, como la dirección o el teléfono.
Lo que sí puedes hacer es ver el documento. Si el huésped llega en persona, basta con mirarlo. Si el check-in es online, la AEPD propone otras formas, como un código enviado a su móvil o a su correo. En cómo tratamos los datos de los huéspedes en Regi contamos por qué nosotros tampoco guardamos copias. Los pasos para comprobarlo sin copiarlo, y qué hacer con las copias que ya tengas, están en escanear el DNI del huésped: qué dice la ley.
Tampoco pidas datos que no estén en la lista, como la profesión o el motivo del viaje. Cuantos menos datos guardes, menos riesgo corres.
Dónde guardar lo que recoges
Los datos van a un registro en el ordenador, no a un cuaderno. Una hoja de cálculo sirve si tiene todos los campos. Guarda también los partes firmados.
Todo se conserva tres años desde que acaba la estancia. Después, bórralo. Guardar no es lo mismo que enviar. Los datos van también a SES.Hospedajes en un máximo de 24 horas. Cómo se envían está en la guía del registro de viajeros.
Los errores más comunes
Casi todos los partes rechazados fallan al recoger los datos, no al enviarlos:
- Confundir el número de soporte con el del DNI. Son dos códigos distintos. El de soporte está impreso en otra parte de la tarjeta.
- Poner la dirección del alojamiento. Va la dirección donde vive el huésped.
- Olvidar a los niños. Cada menor lleva su ficha y su parentesco.
- Fechas al revés. La salida va después de la entrada, con hora en las dos.
Si SES.Hospedajes te devuelve un parte, en errores de SES.Hospedajes y cómo arreglarlos tienes cada mensaje y qué hacer.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que pedir los datos a los bebés? Sí. Todos los viajeros van en el parte, sea cual sea su edad. Los datos del bebé los da el adulto que viaja con él, junto con su parentesco.
¿Vale una foto del DNI en vez de rellenar los datos? No. La AEPD dice que pedir una copia es excesivo. El huésped debe escribir sus datos en un formulario, en papel o en línea.
¿Existe un modelo oficial del parte de entrada en PDF? No hay un impreso oficial obligatorio. La ley fija los datos y el alojamiento prepara el parte. Nuestra plantilla recoge esos datos, pero no es un documento oficial.
¿Qué hago si un huésped no quiere dar un dato? Explícale que es una obligación legal para todos los alojamientos de España. Sin esos datos no puedes enviar su parte, y enviarlo incompleto también es una falta.
¿Cuánto tiempo guardo las fichas firmadas? Tres años desde que acaba la estancia. Después debes borrarlas.
Detalles y fuentes
De dónde sale la lista. El anexo I del Real Decreto 933/2021 enumera los datos del hospedaje. Para los viajeros pide nombre, primer y segundo apellido, sexo, número y tipo de documento, número de soporte, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia habitual (dirección, localidad y país), teléfono fijo, teléfono móvil, correo, número de viajeros y parentesco si alguno es menor. Para la transacción pide referencia, fecha y firmas del contrato, entrada y salida con hora, dirección, habitaciones e internet del inmueble, y los datos del pago (tipo, medio, titular, caducidad de la tarjeta y fecha).
Qué se exige en la práctica. El anexo no dice qué campos son obligatorios para cada persona. Las condiciones de la tabla (documento para mayores de edad, segundo apellido con DNI español, al menos un contacto, número de soporte solo en DNI y NIE) son las que aplica SES.Hospedajes al validar un parte. Regi envía exactamente esos campos, y la plantilla sigue la misma lista.
Quién firma. El artículo 4.2 dice que firma toda persona mayor de catorce años y que los datos de los menores de catorce los da el adulto que los acompaña. El artículo 4.3 hace al alojamiento responsable de que los datos coincidan con el documento, que el huésped debe enseñar.
Registro y conservación. El artículo 5 obliga a llevar un registro informático con los datos del anexo y a conservarlo tres años desde que acaba el servicio. Quien aloja de forma no profesional está exento del registro, pero no de comunicar.
Copia del documento. La nota informativa de la AEPD de 17 de junio de 2025 dice que la obligación del Real Decreto no autoriza a pedir copia del documento, porque va contra el principio de minimización de datos.
- Real Decreto 933/2021, texto consolidado (BOE)
- AEPD: no está permitido solicitar una copia del DNI o pasaporte en los hospedajes
Más contexto en el blog:
- Libro de registro de viajeros y parte de entrada
- Registro de viajeros: guía completa del parte y SES.Hospedajes
- SES.Hospedajes no funciona: errores y cómo arreglarlos
- App de registro de viajeros: qué debe hacer
Esta guía es informativa y no es asesoramiento legal. Comprueba siempre los requisitos vigentes en los canales oficiales del Ministerio del Interior y de SES.Hospedajes.