Si gestionas un alojamiento turístico en España (una vivienda de uso turístico, un hostal, un apartamento o un hotel pequeño), el registro de viajeros es probablemente la obligación legal que más dudas genera y la que más fácil es incumplir sin darte cuenta.
En esta guía te explico, en lenguaje claro, qué es el registro de viajeros, qué dice la normativa, quién está obligado, qué datos hay que comunicar y cómo se envía el parte de viajeros a SES.Hospedajes. Y, sobre todo, cómo evitar que esto te robe horas cada semana.
Qué es el registro de viajeros
El registro de viajeros es la obligación legal que tienen los alojamientos turísticos (y otros sujetos obligados) de identificar a las personas que se hospedan y comunicar determinados datos a las autoridades competentes (Policía Nacional o Guardia Civil, según la zona).
No es un trámite nuevo: España lleva décadas exigiendo el «parte de entrada de viajeros». Lo que ha cambiado es cómo se hace y cuánta información se pide. Hoy todo se canaliza de forma telemática a través de SES.Hospedajes, la plataforma digital del Ministerio del Interior.
El marco legal: Real Decreto 933/2021
La norma de referencia es el Real Decreto 933/2021, que establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.
Este Real Decreto desarrolla las previsiones de la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana y sustituye al régimen anterior. Sus puntos clave son:
- Amplía el catálogo de datos que hay que recoger respecto al sistema antiguo.
- Obliga a comunicar la información de forma telemática a través de la plataforma habilitada (SES.Hospedajes).
- Establece un periodo de conservación de los registros.
- Incluye expresamente a las plataformas digitales de intermediación y al alquiler de vehículos.
Quién está obligado al registro de viajeros
La obligación alcanza a un abanico más amplio de lo que mucha gente cree. En términos generales, deben cumplir:
- Establecimientos de hospedaje tradicionales: hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, albergues y campings.
- Viviendas de uso turístico y alquiler vacacional: apartamentos turísticos y VUT, incluidos los pequeños propietarios que alquilan una sola vivienda.
- Plataformas y canales de intermediación: los intermediarios digitales que conectan al viajero con el alojamiento.
- Empresas de alquiler de vehículos a motor.
Si gestionas alojamiento turístico, la obligación es tuya aunque uses Airbnb, Booking.com u otro canal: el deber de comunicar el parte recae sobre quien presta el servicio de hospedaje.
Qué datos hay que recoger y comunicar
La normativa distingue, a grandes rasgos, entre dos bloques de información:
1. Datos del viajero (identidad)
Información que identifica a cada huésped mayor de edad: nombre y apellidos, documento de identidad o pasaporte, fecha de nacimiento, nacionalidad y datos de contacto, entre otros campos definidos en la norma.
2. Datos de la transacción
Información sobre la estancia y la operación: fechas de entrada y salida, datos de la reserva, y datos relativos al pago, según lo previsto en el Real Decreto.
Qué es SES.Hospedajes y cómo se envía el parte
SES.Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior donde los alojamientos comunican el parte de viajeros. Sustituye al antiguo sistema de partes de la Guardia Civil y la Policía Nacional, unificándolo en un único punto de entrada digital.
El flujo, simplificado, es este:
- Alta del establecimiento en SES.Hospedajes (necesitarás identificarte y registrar tu actividad de hospedaje).
- Recogida de datos del huésped en el momento del check-in (o antes, si lo haces online).
- Envío del parte a la plataforma dentro del plazo legalmente establecido.
- Conservación de los registros durante el periodo que exige la normativa.
Plazos y conservación de los datos
La normativa fija un plazo para comunicar el parte tras la formalización de la reserva o la entrada del viajero, y un periodo durante el cual debes conservar la información registrada.
Como estos plazos son precisamente el tipo de dato que conviene comprobar en la fuente, no los fijamos aquí: consulta el plazo de comunicación y el periodo de conservación vigentes en SES.Hospedajes antes de organizar tu proceso interno. Lo importante a nivel operativo es que el envío no es opcional ni “cuando tengas tiempo”: tiene una ventana, y conviene automatizarlo para no depender de tu memoria.
Sanciones por no cumplir
El incumplimiento de las obligaciones de registro y comunicación puede dar lugar a sanciones administrativas en el marco de la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana. Las infracciones pueden calificarse en distintos grados y las multas pueden ser significativas.
Diferencias por comunidad autónoma
Ojo con un matiz que despista a mucha gente: el registro de viajeros del Ministerio del Interior (seguridad ciudadana, vía SES.Hospedajes) convive con las obligaciones turísticas de cada comunidad autónoma.
Es decir, además de comunicar el parte a SES.Hospedajes, según dónde esté tu alojamiento puede que tengas que estar dado de alta en un registro turístico autonómico, exhibir un número de licencia y cumplir requisitos propios. Son planos distintos que no se sustituyen entre sí.
Cómo automatizar el registro de viajeros con Regi
Aquí es donde quiero ser útil de verdad. El registro de viajeros es repetitivo, sensible a errores y con plazos: justo el tipo de tarea que el software debe quitarte de encima.
Con Regi el proceso se simplifica:
- El huésped completa sus datos en un check-in online (sin tener que copiarlos tú a mano).
- Los datos se validan y se envían automáticamente a SES.Hospedajes en el formato correcto.
- Si una reserva se cancela o hay un error, puedes anular el parte desde la propia aplicación, sin entrar en SES.Hospedajes.
- Mantenemos la plantilla de campos actualizada para que no tengas que vigilar cada cambio normativo.
Preguntas frecuentes sobre el registro de viajeros
¿Tengo que registrar a todos los huéspedes o solo al titular de la reserva?
La obligación es identificar a los viajeros que se alojan, no solo a quien hizo la reserva. Consulta en la normativa el tratamiento de los menores y los criterios concretos para tu tipo de alojamiento.
¿El registro de viajeros es lo mismo que el modelo informativo de arrendamientos?
No. Son obligaciones distintas. El registro de viajeros (SES.Hospedajes) es de seguridad ciudadana y se hace por cada estancia. El modelo informativo es otra obligación, de carácter periódico y vinculada al NRUA. Te lo explicamos en la guía definitiva del modelo informativo.
Si alquilo por Airbnb o Booking, ¿lo hace la plataforma por mí?
No te confíes. Aunque las plataformas tienen sus propias obligaciones de información, el deber de comunicar el parte de viajeros recae sobre quien presta el hospedaje. Asegúrate de que el envío a SES.Hospedajes se está haciendo.
¿Qué pasa si me equivoco al enviar un parte?
Puedes corregir o anular el envío. Con Regi puedes anular partes directamente desde la app, sin entrar en SES.Hospedajes.
¿Durante cuánto tiempo debo guardar los datos?
La normativa establece un periodo de conservación. Como puede actualizarse, verifica el plazo vigente en los canales oficiales y asegúrate de almacenar los registros de forma segura durante ese tiempo.
¿Necesito certificado digital?
Para operar con la plataforma necesitarás un sistema de identificación válido. Revisa los requisitos de acceso actualizados en SES.Hospedajes.
Empieza a enviar tus partes sin complicarte
El registro de viajeros no tiene por qué ocuparte horas ni quitarte el sueño. La clave es registrar bien, enviar a tiempo y conservar los datos, y dejar que la tecnología se encargue de lo repetitivo.
Mantente al día de la normativa
Recursos relacionados
- Anula tus partes de viajeros fácilmente
- Verificación de propiedades en Regi
- Guía definitiva del modelo informativo de arrendamientos
- Nueva obligación: el modelo informativo anual
Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Verifica siempre los requisitos vigentes del registro de viajeros en los canales oficiales del Ministerio del Interior y de SES.Hospedajes.