No escanees ni fotocopies el DNI de tus huéspedes. Tampoco les pidas una foto del pasaporte. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) dice que así recoges más datos de los que hacen falta.
Lo que sí debes hacer es pedir los datos del parte y mirar el documento. Aquí verás cómo hacerlo en persona y a distancia, y qué hacer con las copias que ya tengas.
La respuesta corta: no pidas la copia
Muchos anfitriones piden una foto del DNI por costumbre. Creen que así cumplen mejor. No es así.
La AEPD lo explicó en una nota del 17 de junio de 2025. Pedir una copia del DNI o del pasaporte es un tratamiento excesivo de datos. Da cuatro motivos:
- La copia enseña datos que nadie te pide. La foto, la fecha de caducidad o el nombre de los padres no van en el parte.
- Una copia guardada se puede robar. Con ella, otra persona puede hacerse pasar por tu huésped.
- La copia no basta. El DNI no trae todos los datos del parte, como el teléfono o el correo. El formulario lo tienes que rellenar igual.
- Una foto no prueba quién la envía. Recibir la imagen de un pasaporte no demuestra que te la mande su dueño.
Da igual que tengas un piso turístico, una casa rural o un hostal. La regla es la misma para todos los alojamientos.
Lo que sí pide la ley: datos y un vistazo
La norma del registro de viajeros es el Real Decreto 933/2021. Te pide dos cosas:
- Recoger los datos de cada huésped. Cada persona de 14 años o más firma su parte.
- Comprobar que esos datos coinciden con su documento. El huésped te lo enseña.
Enseñar no es entregar. Mirar el documento cumple la norma, y la norma no dice en ningún sitio que guardes una copia.
La lista de datos, campo a campo, está en qué datos pedir a los huéspedes para el parte de entrada. Cómo se envía el parte a la policía está en la guía del registro de viajeros.
Cómo comprobar el documento sin copiarlo
Depende de una sola cosa: si ves al huésped cuando llega.
Si llega en persona
Pídele que te enseñe el DNI o el pasaporte. Compáralo con lo que ha escrito: nombre, número de documento y fecha de nacimiento. Si todo coincide, devuélveselo. No hace falta nada más.
Un ejemplo. Lucía recibe a una pareja en su apartamento de Valencia. Los dos han rellenado el formulario desde el móvil. Al darles las llaves, mira sus DNI un momento y se los devuelve. Ya ha cumplido.
Si no lo ves
Pasa con las llaves en un cajetín o con la entrada por código. La AEPD propone tres formas de comprobar los datos a distancia:
- Un código de seguridad enviado al teléfono o al correo del huésped. Esos datos ya los pides para el parte.
- Comparar los datos con los del pago. Sirve para quien pagó la reserva, no para sus acompañantes.
- Un certificado digital, si el huésped lo tiene.
La AEPD dice que puede haber otras formas válidas. Elige la que encaje con tu alojamiento. Eso sí, tienes que poder explicar por qué respeta la protección de datos.
Si todavía no has elegido cómo recoger los datos antes de la llegada, en qué debe tener una app de check-in están las seis cosas que conviene mirar.
Lo que pasa si guardas copias
Guardar copias le costó a un hotel de Mallorca una multa de 30.000 euros de la AEPD. El hotel escaneaba el pasaporte entero al hacer el check-in. Después, sus empleados usaban la foto del huésped para reconocerlo en el hotel.
Un turista holandés reclamó. La AEPD concluyó que el hotel no tenía base legal para usar esa foto. En marzo de 2024, la Audiencia Nacional confirmó la infracción y bajó la multa a 15.000 euros.
Aquel era un hotel grande, pero la regla vale igual para un piso turístico. Y la multa no es el único problema. Una carpeta de pasaportes en el móvil, en el correo o en un chat es justo lo que busca quien roba identidades. Si se pierde o se filtra, el responsable eres tú.
Qué hacer si ya tienes copias guardadas
- Deja de pedirlas hoy. Quita la petición de tus mensajes automáticos, de tus normas de la casa y de tu anuncio.
- Comprueba tu registro. Los datos de cada huésped deben estar en tu registro de viajeros, no solo en la foto.
- Borra las copias. Mira el móvil, el correo, los chats, la nube y la papelera. Las fotocopias en papel, a la trituradora.
- Revisa tus herramientas. Si tu formulario de check-in pide una foto del documento, pregunta a tu proveedor por qué lo hace y dónde la guarda.
Los partes sí se guardan: tres años desde que acaba la estancia, y después se borran. Lo explicamos en el libro de registro de viajeros y el parte de entrada.
Airbnb verifica al huésped, pero no por ti
Airbnb pide a algunos huéspedes un documento para verificar su identidad. Esa comprobación es de Airbnb. Su centro de ayuda dice que el documento y el selfie no se comparten con los anfitriones.
Así que la verificación de Airbnb no sustituye tu parte de viajeros. Tú sigues recogiendo los datos y mirando el documento. Y que Airbnb lo haga no te da permiso para pedir tú la foto.
Si eres el huésped y te piden la foto
Te pueden pedir tus datos y que enseñes tu documento. Eso es legal y obligatorio en España. Lo que no hace falta es que entregues una copia o una foto.
Si un hotel o un anfitrión te la pide, di que prefieres enseñarlo y rellenar el formulario. Puedes citar la nota de la AEPD de junio de 2025. Si aun así te la exigen, puedes presentar una reclamación ante la AEPD.
Preguntas frecuentes
¿Es legal escanear el DNI de un huésped? Para cumplir el registro de viajeros no hace falta, y la AEPD lo considera excesivo. Recoge los datos en un formulario y mira el documento.
¿Y si el huésped me manda la foto sin que se la pida? No la guardes. Copia en el parte los datos que necesitas y borra la imagen, también del chat y de la papelera.
¿Puedo guardar la foto del pasaporte para evitar fraudes? No es buena idea. El hotel multado en Mallorca usaba la foto para reconocer a sus clientes. Aun así, la sanción se confirmó en los tribunales.
¿Qué pasa si no compruebo el documento? Tú respondes de que los datos del parte sean exactos. Un número mal escrito puede hacer que SES.Hospedajes rechace el parte. Los rechazos más comunes están en errores de SES.Hospedajes.
¿Una app de check-in puede pedir foto del documento? Muchas lo hacen. La nota de la AEPD no distingue entre papel, correo o app: la copia sigue siendo más de lo necesario. Pregunta siempre qué guarda la app y durante cuánto tiempo.
Detalles y fuentes
La nota de la AEPD. Es del 17 de junio de 2025. Dice: «Solicitar una copia del Documento Nacional de Identidad o del Pasaporte vulnera el principio de minimización de datos, establecido en el artículo 5.1.c) del RGPD, y supone un tratamiento excesivo de datos». Añade que el DNI «no contiene la totalidad de la información solicitada en el Anexo I del Real Decreto 933/2021» y que el envío de una copia «no permite verificar con certeza la identidad de la persona». Considera que «podría ser suficiente» un formulario con los datos de los apartados A.3 y B.3 del anexo I, en línea o en el alojamiento. Para la comprobación presencial, «podría bastar con comprobar visualmente» el documento. Para la recogida en línea cita el certificado digital, el contraste con el medio de pago y los códigos de seguridad al teléfono o al correo, y no descarta otros procedimientos, cuya compatibilidad con el RGPD evalúa el responsable del tratamiento.
El Real Decreto 933/2021. El artículo 4.2 obliga a firmar el parte a toda persona mayor de catorce años. El artículo 4.3 hace al alojamiento responsable de la exactitud de los datos, «de modo que coincidan con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas, que habrán de ser exhibidos o facilitados» por los huéspedes. El artículo 5.3 fija la conservación del registro en tres años desde que acaba el servicio. Quien aloja de forma no profesional queda exento del registro, pero no de comunicar los datos (artículo 5.4).
La sanción de Mallorca. Procedimiento PS/00078/2021 de la AEPD contra Marins Playa, S.A., por una infracción del artículo 6 del RGPD (tratar datos sin base legal): multa de 30.000 euros y orden de adaptar su registro de clientes en un mes. El hotel alegó interés legítimo para usar la foto; la AEPD no lo aceptó. La Audiencia Nacional, en sentencia de 18 de marzo de 2024 (recurso 710/2022), confirmó la infracción y fijó la multa en 15.000 euros por no darse algunas agravantes.
- AEPD: no está permitido solicitar una copia del DNI o pasaporte en los hospedajes (nota de prensa)
- AEPD: nota completa sobre copias de documentos en hospedajes (PDF)
- AEPD: resolución PS/00078/2021 (PDF)
- Real Decreto 933/2021, texto consolidado (BOE)
- Reglamento (UE) 2016/679, RGPD (EUR-Lex)
- Airbnb: tipos de documento para la verificación de identidad
Más contexto en el blog:
- Registro de viajeros: guía completa del parte y SES.Hospedajes
- Qué datos pedir a los huéspedes para el parte de entrada
- Protección de datos: Regi no pide copia del DNI
- Libro de registro de viajeros y parte de entrada
Esta guía es informativa y no es asesoramiento legal. Comprueba siempre los requisitos vigentes en los canales oficiales de la AEPD y del Ministerio del Interior.