De todo el software que usas para gestionar tu alojamiento, el huésped solo toca una cosa: el enlace de check-in. No ve tu panel, ni tus calendarios, ni el parte que se comunica a SES.Hospedajes. Ve un enlace en un mensaje y decide, en dos segundos, si lo abre o lo deja para luego.
Ese “para luego” es el que te obliga a perseguirlo por WhatsApp la víspera de la llegada. Por eso hemos rehecho el enlace de check-in de Regi entero: enlaces cortos, código QR por alojamiento, previsualización decente al compartirlo y una guía para dejarlo pegado en los mensajes automáticos de cada plataforma. Va de una sola cosa: quitar fricción entre tu mensaje y el formulario del huésped.
El problema: una URL larga pegada en un mensaje
El check-in online funciona cuando el huésped lo hace antes de llegar, y eso ocurre cuando el enlace le llega en un mensaje que lee y con una pinta en la que confía. Los enlaces largos fallan en las dos cosas: una URL de sesenta caracteres pegada en mitad de un mensaje de Booking parece spam, se corta al copiarla y es imposible de dictar por teléfono. Y si la plataforma la muestra sin previsualización, el huésped tiene delante una tira de caracteres sin contexto.
El resultado lo conoces: el formulario se queda a medias, acabas pidiendo los DNI por WhatsApp la noche antes y el día de entrada se te va en fotocopias.
Enlaces cortos: qué cambia exactamente
El enlace de cada alojamiento tiene ahora una forma corta, del tipo /c/{token}. Es la misma puerta de siempre con una dirección mucho más manejable:
- Cabe en un mensaje sin ocupar tres líneas ni cortarse.
- Se puede dictar por teléfono a un huésped que no encuentra el correo.
- Se puede teclear a mano sin errores si hace falta.
- Se recupera cuando lo pierdes: entras en el alojamiento y ahí está.
Un código QR por alojamiento, listo para imprimir
Cada alojamiento tiene su propia sección de enlace, con código QR incluido. No es un adorno: es el canal que funciona cuando el mensaje no funciona.
- En la puerta o el recibidor, para el huésped que llega sin haber hecho el check-in.
- En la carpeta o la carta de bienvenida, junto al wifi y las normas de la casa.
- Junto a la caja de llaves, que es donde el huésped mira nada más llegar.
- En el mostrador, si gestionas varios alojamientos con recepción o punto de entrega.
Cada casa tiene su enlace y, por tanto, su QR. No los mezcles: imprime el de cada alojamiento y déjalo ahí, y así los datos entran ya asociados al alojamiento correcto.
Se comparte con previsualización, no como una URL pelada
Cuando pegas el enlace en WhatsApp, en un correo o en redes, ahora aparece una tarjeta de previsualización (Open Graph): un bloque con título e imagen en lugar de una tira de caracteres. Parece un detalle estético y es un detalle de conversión:
- Da contexto: el huésped ve de qué va el enlace antes de pulsarlo.
- Da confianza: un enlace con tarjeta no parece phishing, y el viajero que acaba de pagar desconfía de enlaces raros.
- Ocupa espacio: una tarjeta destaca mucho más que una línea de texto azul.
Rotar el enlace: por qué te pide escribir una confirmación
Puedes rotar el enlace de un alojamiento: generar uno nuevo y dejar el anterior sin efecto. Es lo que quieres si sospechas que se ha compartido donde no debía. Pero conviene entender la consecuencia antes de pulsar, porque rotar invalida el enlace que ya enviaste: los mensajes automáticos que lo llevan pegado, los correos que salieron y los QR impresos dejan de llevar a ninguna parte. Por eso Regi te pide teclear una confirmación para seguir, en vez de dejarlo detrás de un botón que se pulsa sin querer.
Guía de configuración por canal
Regi incluye una guía de configuración por canal: cómo pegar el enlace en los mensajes automáticos de cada plataforma, paso a paso y con el alojamiento de origen ya preseleccionado, para que no te equivoques de casa. Lo dejas puesto una vez y sale en todas las reservas.
| Momento | Qué poner |
|---|---|
| Mensaje automático al confirmar la reserva | El enlace, con una frase que diga cuánto se tarda |
| Recordatorio previo a la llegada | El mismo enlace, avisando de que si ya lo hizo puede ignorarlo |
| Mensaje del día de entrada | El enlace y, debajo, las instrucciones de acceso |
| En la casa | El QR impreso, para quien llegue sin haberlo hecho |
Si gestionas varios alojamientos, empieza por conectar los calendarios: con las reservas dentro, cada una ya sabe a qué alojamiento pertenece y puedes copiar su enlace de check-in desde la propia reserva, sin dar la vuelta por la sección de alojamientos.
Cuando un enlace no funciona, la pantalla lo explica
Un enlace puede dejar de funcionar por motivos legítimos. Lo que no puede es fallar con un error genérico, porque entonces el huésped te escribe y tú tampoco sabes qué ha pasado. Regi muestra pantallas de bloqueo que explican el motivo: el huésped lo entiende sin preguntarte y, cuando pregunta, lo resuelves a la primera.
Un enlace compartido con toda la familia no se bloquea a sí mismo
Esto es técnico por dentro y muy práctico por fuera, así que va en cristiano. Todo servicio serio limita cuántas veces se puede llamar a una dirección en poco tiempo, para que nadie pruebe enlaces a lo bruto hasta acertar. Lo habitual es contar esas peticiones por quien las hace, por su conexión a internet, y en el check-in eso se vuelve en tu contra: una familia de cinco en el mismo wifi cuenta como un solo visitante haciendo muchísimas peticiones, y el cuarto huésped se encuentra la puerta cerrada por culpa de los tres anteriores.
En Regi el límite va por enlace, no por quien lo abre:
- Puedes compartirlo con todo el grupo sin miedo a que se autobloquee.
- Da igual que rellenen desde el mismo wifi, desde datos móviles o pasándose el teléfono.
- La protección sigue activa: se limita el uso abusivo de un enlace, no la llegada de un grupo normal.
Dónde encaja el enlace en la secuencia del huésped
El enlace es el hilo que atraviesa toda la comunicación previa a la llegada. Tres momentos, el mismo enlace:
- Al confirmar la reserva. Es cuando más atención tienes, porque el huésped acaba de pagar. La plantilla completa está en el email de confirmación de reserva, así que no la repetimos aquí.
- Días antes de llegar. Un recordatorio corto para quien lo dejó a medias. Aquí el enlace corto luce: el mensaje entero cabe en una notificación.
- El día de entrada. El enlace con las instrucciones de acceso. Y si el huésped aparece sin haberlo hecho, el QR de la puerta remata la jugada.
Lo que se encuentra el huésped al abrirlo es su check-in online desde el móvil (documento, datos y firma), y la llegada como experiencia completa es el terreno de nuestra app de check-in.
Por qué este enlace importa legalmente
Conviene no perder de vista para qué existe. No es un formulario de cortesía: es la vía por la que los datos del viajero llegan al parte que Regi comunica a SES.Hospedajes, según el Real Decreto 933/2021. Sin enlace abierto no hay datos, sin datos no hay parte y sin parte hay exposición a sanciones de hasta 30.000 €. Cada fricción que quitas entre tu mensaje y el formulario es una fricción menos entre tú y el cumplimiento normativo.
El marco legal completo, qué datos se comunican y en qué plazos, está desarrollado en nuestra guía de la app de registro de viajeros.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que reenviar el enlace a los huéspedes que ya lo recibieron? No. Los antiguos siguen funcionando y conviven con el corto, así que actualizas tus plantillas cuando te venga bien y ninguna reserva se queda en el aire.
¿Cada alojamiento tiene su propio enlace y su propio QR? Sí. Imprime el de cada casa y déjalo en esa casa: así los datos del huésped entran ya asociados al alojamiento correcto.
¿Qué pasa si roto el enlace de un alojamiento? El anterior deja de funcionar y hay que actualizar todo lo que lo lleve pegado: mensajes automáticos, plantillas de correo y QR impresos. Por eso Regi te pide escribir una confirmación antes.
¿Se puede bloquear el enlace si lo abre mucha gente a la vez? No por uso normal. El límite va asociado al propio enlace, no a la conexión de quien lo abre, así que una familia entera desde el mismo wifi no lo bloquea.