Si publicas el mismo apartamento en Airbnb, en Booking y además aceptas reservas directas, conoces el ritual: abrir tres pestañas, mirar qué fechas nuevas han entrado, apuntarlas en una hoja de cálculo y confiar en no haberte equivocado. Una fecha mal copiada acaba en un solapamiento; una reserva que se te pasa acaba en un parte de viajeros que no se comunica a tiempo.
Regi ya importa tus reservas por su cuenta. Conectas una vez la URL iCal de cada plataforma y las reservas entran solas, con sus fechas y su alojamiento. A partir de ahí no vuelves a copiar nada a mano: abres Regi y ves quién llega, cuándo, y a qué alojamiento.
Aquí verás qué es la sincronización por iCal, qué plataformas puedes conectar, cómo se conecta un calendario paso a paso y, sobre todo, dónde está el límite: qué trae un calendario y qué no.
Qué es la sincronización por iCal y por qué te importa
iCal (.ics) es un formato estándar de calendario que casi todas las plataformas de alquiler vacacional publican. Cada canal genera para tu anuncio una URL: si la abres, no ves una página web, sino un archivo con las fechas ocupadas. Es el mismo mecanismo que usan las OTA entre sí para no venderte dos veces la misma semana.
Lo que hace Regi con esa URL es sencillo: la lee y crea la reserva por ti. No hay importación manual, ni CSV, ni volver a teclear fechas. Si mañana entra una reserva en Booking para el puente de octubre, aparece en Regi sin que tú hagas nada.
Para un anfitrión con dos o tres alojamientos repartidos entre varios canales, esto cambia el día a día en tres cosas concretas:
- Un único sitio donde mirar. Dejas de saltar entre extranets para saber quién llega esta semana.
- Menos errores de transcripción. Las fechas las pone la plataforma, no tus dedos.
- Nada se queda fuera del radar legal. Cada reserva sincronizada es una estancia que, en España, necesita su parte de viajeros.
Qué plataformas puedes conectar
En Regi hay cuatro plataformas de primera clase, con su propio tratamiento, más una opción abierta para todo lo demás:
| Plataforma | Qué conectas |
|---|---|
| Airbnb | El calendario de exportación de tu anuncio |
| Booking | El calendario sincronizado de tu extranet |
| Vrbo | Anuncios del ecosistema Vrbo / HomeAway |
| Holidu | Anuncios publicados en Holidu |
| Otra | Cualquier otro feed iCal válido |
La opción “Otra” no es un cajón de sastre a medio hacer: el validador de Regi acepta feeds de servicios como Google Calendar, Smoobu, Lodgify, Beds24, HomeToGo, TripAdvisor u OwnerRez, además de PMS propios. Si tu herramienta exporta un .ics, entra.
Muchos anfitriones ya llevan su ocupación en un Google Calendar compartido con quien hace las limpiezas, o tienen un channel manager que centraliza los canales pequeños. No hace falta desmontar nada: se conecta ese calendario y listo.
Si estás empezando con alguno de los dos canales grandes, tenemos una guía dedicada a cada uno: Airbnb para propietarios y la guía completa de Booking para propietarios.
Cómo conectar un calendario, paso a paso
- Copia la URL iCal en la plataforma de origen. Cada canal publica el calendario de exportación desde su propio panel de anfitrión. Es una URL larga que termina en
.icsy conviene tratarla como una credencial: quien la tenga, ve tu ocupación. - Abre la sección de Reservas en Regi y añade un calendario al alojamiento que corresponda.
- Elige la plataforma (Airbnb, Booking, Vrbo, Holidu) o marca “Otra” si tu feed viene de otro sitio.
- Pega la URL y guarda. Regi valida el feed en ese momento.
- Comprueba la tarjeta del alojamiento. Los calendarios conectados aparecen ahí, así que de un vistazo sabes qué propiedad está sincronizada y con qué canales.
¿Y si no encuentras la URL? Dentro del estado vacío de Reservas, cuando todavía no tienes ninguna, Regi incluye vídeos guiados grabados: uno para localizar el calendario de Airbnb y otro para el alta del iCal en un alojamiento. Y desconectar un calendario es igual de reversible: lo quitas cuando quieras, y hacerlo dos veces por error no rompe nada.
Importar varios calendarios de una vez
Si gestionas cinco apartamentos en dos canales, son diez URLs. Por eso Regi permite importación masiva: pegas varios calendarios de golpe y el sistema los procesa manteniendo el estado a la vista mientras trabaja. Si dos de esas URLs son el mismo feed, lo detecta y rechaza el duplicado.
Qué ves cuando las reservas ya están dentro
Sincronizar no sirve de nada si los datos acaban en una lista plana. Regi te da dos formas de mirarlos:
- Vista de calendario por alojamiento, para ver la ocupación como la ves mentalmente: por semanas, con los huecos a la vista.
- Línea de tiempo de reservas agrupada, para el conjunto de tus propiedades cuando quieres saber qué pasa los próximos días.
Las próximas reservas son además la lista principal de Inicio, la pantalla de arranque del panel.
Reservas manuales para las directas
No todo llega por un canal. La reserva del cliente que repite todos los agostos, la que entra por teléfono, la del amigo de un amigo: esas las creas a mano desde el panel o desde el propio calendario, y las borras igual de fácil. Conviven con las sincronizadas sin distinción, así que tu calendario refleja la ocupación real y no solo la parte que pasa por las OTA. Y como las directas suelen dejar mejor margen, merece la pena tenerlas contadas al calcular la rentabilidad de tu alquiler vacacional.
Lo que Regi resuelve por su cuenta
iCal es un formato estándar, pero cada plataforma lo llena a su manera. Estos son los tres casos raros que Regi maneja por ti.
Duplicados entre feeds. Cuando la misma estancia llega por dos calendarios distintos (habitual si tienes un channel manager conectado además del canal original), Regi lo detecta y te deja elegir cuál manda, en vez de mostrarte dos reservas idénticas.
Bloqueos que no son reservas. Los días que cierras por mantenimiento o te reservas para uso propio viajan por el mismo feed que las reservas de verdad. Para eso existe el estado “ignorada”: marcas el bloqueo y deja de comportarse como una estancia con huéspedes.
Bloqueos largos de Booking. Cuando un evento de Booking dura más de 60 noches, lo más probable es que sea un cierre de disponibilidad y no una estancia real. Regi lo trata por defecto como bloqueo y te avisa de que ha tenido que deducirlo: preferimos decirte que hemos supuesto algo a que lo descubras por accidente.
De la reserva sincronizada al parte de viajeros
Aquí es donde la sincronización deja de ser comodidad y pasa a ser cumplimiento. En España, cada estancia genera la obligación de registrar a los viajeros y comunicar sus datos a SES.Hospedajes, según el Real Decreto 933/2021. Dicho de otro modo: cada reserva que entra por iCal es un check-in pendiente.
Que las reservas entren solas significa que la lista de “quién tiene que hacer el check-in” se construye sola también. Y desde cualquier reserva puedes copiar el enlace de check-in de ese alojamiento: lo pegas en el mensaje de la plataforma, en tu WhatsApp o en el email de confirmación de reserva.
Si prefieres dejarlo montado en los mensajes automáticos de cada canal, el enlace tiene su propia sección dentro de cada alojamiento, con código QR y una guía de configuración por canal.
Lo que iCal NO hace (y conviene decirlo claro)
Un calendario es un calendario. Un feed iCal transporta fechas y disponibilidad, y como mucho alguna pista sobre el huésped que depende de la plataforma: Vrbo incluye el nombre en el título del evento, Airbnb añade el código de confirmación y los últimos cuatro dígitos del teléfono, y Booking no incluye nada, solo un rango ocupado sin distinguir siquiera una reserva de un bloqueo. Regi muestra esas pistas cuando existen. Lo que nunca llega por ese camino es la identidad que exige el parte: ni números de documento, ni fotos del pasaporte, ni firmas, ni la fecha de nacimiento de cada acompañante. No es una limitación de Regi, es lo que ese formato contiene.
Por eso la sincronización resuelve la mitad del trabajo, saber qué reservas tienes, pero el huésped sigue teniendo que completar su check-in: rellenar sus datos y firmar desde el móvil. Eso es lo que permite que el parte de viajeros se comunique automáticamente a SES.Hospedajes y lo que te protege de las sanciones, que llegan hasta los 30.000 €.
La forma sana de verlo: iCal te dice cuándo hay una estancia y, según la plataforma, una pista de quién; el check-in online te dice quién es de verdad. Necesitas las dos piezas, y la primera ya no te cuesta tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos calendarios puedo conectar a un mismo alojamiento? Los que necesites: lo normal es uno por canal en el que publicas. Si intentas añadir dos veces el mismo feed, Regi rechaza el duplicado.
Mi plataforma no está en la lista, ¿puedo usarla igual? Sí. Elige “Otra” y pega la URL. El validador acepta feeds de Google Calendar, Smoobu, Lodgify, Beds24, HomeToGo, TripAdvisor u OwnerRez, entre otros, además de PMS propios.
¿La sincronización trae los datos del huésped para el registro de viajeros? No. Un feed iCal solo transporta fechas y disponibilidad. Los datos de identidad los aporta el huésped al completar el check-in online, y son esos los que se comunican a SES.Hospedajes.
¿Qué pasa con los días que bloqueo por mantenimiento o uso propio? Llegan por el mismo calendario que las reservas, así que los marcas como “ignorada” y dejan de tratarse como una estancia. Los bloqueos de Booking de más de 60 noches se toman por defecto como bloqueo, y Regi te avisa de que lo ha deducido.
¿Y las reservas directas que no pasan por ninguna plataforma? Las creas como reserva manual desde el panel o desde el calendario. Se comportan igual que las sincronizadas, incluido el enlace de check-in.