La parte más pesada del check-in es copiar el documento. Número, número de soporte, nombre, dos apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo y, si es español, el domicilio. Todo eso está impreso en el DNI o en el pasaporte que el huésped tiene en la mano, y hasta ahora lo tecleaba a mano en el móvil, letra a letra.
Ahora puede enfocarlo con la cámara. Regi lee esos datos, rellena el formulario y le enseña lo que ha leído para que lo revise antes de seguir.
Qué ve tu huésped
Abre el enlace de check-in, empieza a añadir un viajero y en el primer paso tiene un botón nuevo: Escanear documento. Debajo, una línea le avisa de que la imagen no se guarda ni sale de su dispositivo.
Al pulsarlo, el navegador le pide permiso para usar la cámara y la ventana pasa a llamarse Escanea tu documento. Una pequeña animación le enseña dónde mirar: en el DNI y en otras tarjetas, por detrás; en el pasaporte, en la página de la foto. Lo que Regi lee son las dos o tres líneas de letras, números y signos < que llevan esos documentos abajo del todo, las que leen las máquinas de los aeropuertos. En la parte de atrás de un DNI o un TIE lee además el domicilio, que va impreso justo encima.
Cuando la lectura es buena, aparece un sello un instante y se abre la pantalla de revisión.
Una pantalla para revisar en vez de varios pasos
Sin escáner, el huésped recorre un paso para la fecha de nacimiento, otro para el documento, otro para sus datos personales y otro para su residencia. Después de escanear, los pasos que el documento ha rellenado se juntan en una sola pantalla con todo puesto: Datos leídos del documento. Revísalos antes de continuar.
Cada campo es editable y llega ya validado. Si algo no cuadra, el error se ve en cuanto se abre la pantalla, no al pulsar Siguiente. Por ejemplo, una nacionalidad que no corresponde a ningún país aparece marcada desde el principio y se corrige ahí mismo.
Con un DNI o un TIE, la residencia entra en esa misma pantalla: España como país, el municipio, la calle y, cuando el municipio tiene un único código postal, también el código postal. Un domicilio impreso puede no ser el actual, porque mucha gente se muda sin renovar el documento, así que la pantalla le pide al huésped que lo compruebe.
La pantalla también avisa en dos casos en los que el documento no da la información completa:
- Apellidos repartidos. Cuando los apellidos suman más de dos palabras, como en «de la Fuente», el documento no dice dónde acaba el primero. Regi hace el reparto más probable y le pide que lo compruebe.
- Nombres largos. Esas líneas tienen un número fijo de caracteres. Si el nombre ocupa el hueco entero, puede venir cortado, y la pantalla le pide que lo complete.
Después siguen los pasos que ningún documento puede rellenar: el contacto y la firma. Esos se escriben como siempre.
Si ha escaneado el documento equivocado, por ejemplo el de su acompañante, el botón de escanear sigue en esa pantalla. Un escaneo nuevo sustituye todos los datos del anterior, también los que el segundo documento no traiga, para que no se mezclen dos personas en un mismo viajero.
En su móvil antes de llegar, o en tu recepción
Lo normal es que el huésped lo haga desde su propio móvil, con el enlace que le mandas antes de la llegada. Cuando llega, el check-in ya está hecho.
Si lo haces tú con el huésped delante, en un mostrador o en la puerta, el escáner funciona igual desde el enlace en tu móvil, tu tableta o tu ordenador, siempre que tenga cámara. Le pides el documento, lo enfocas y revisáis juntos la pantalla.
La imagen se queda en su teléfono
El reconocimiento de texto ocurre dentro del navegador del huésped. A Regi solo llegan los campos del formulario, exactamente igual que si los hubiera tecleado. La foto del documento no se envía, no se guarda y no queda en ningún sitio. En cuanto termina el escaneo, la imagen desaparece.
Tampoco sale nada más de lo que el formulario necesita. Esas líneas incluyen, por ejemplo, la fecha de caducidad del documento, y ese dato no se usa ni sale del teléfono.
Esto te importa a ti más que a nadie. Los datos de tus huéspedes los tratas tú, y si una herramienta sube la foto de su documento a un servidor o guarda una copia, quien responde de esa copia ante la ley de protección de datos eres tú. No es una hipótesis: la Agencia Española de Protección de Datos multó con 9.000 € a un hotel de Girona por escanear el DNI de un huésped al hacer el check-in, una multa que quedó en 5.400 € por reconocer los hechos y pagar pronto (Hosteltur). Con Regi no existe esa copia. El escáner cumple la ley de protección de datos, y la imagen nunca sale del dispositivo.
Lo que hacemos con el resto de los datos del huésped está contado en cómo tratamos los datos de tus huéspedes.
Prefiere no leer a leer mal
Un número de documento mal leído es peor que uno sin rellenar. Si el huésped no se da cuenta, el error llega al parte de viajeros que se comunica a SES.Hospedajes. Por eso el escáner es exigente antes de dar algo por bueno:
- Esas líneas llevan dígitos de control, unas cifras que se calculan a partir del resto. Todas tienen que cuadrar.
- En un DNI o un NIE español, la letra tiene que corresponder al número.
- Las letras tienen que verse con suficiente tamaño y nitidez.
- Tres imágenes distintas de la cámara tienen que dar exactamente la misma lectura.
Con el domicilio pasa lo mismo: cada dato tiene que leerse igual en dos imágenes, y el que no coincide se queda vacío para que el huésped lo escriba, en vez de rellenarse con una suposición.
Si no se cumple todo eso, sigue leyendo. Para el huésped, eso significa unos segundos más con el documento quieto, nunca un dato inventado.
Cuando no lee, dice por qué
Lo peor de un escáner es una cámara abierta que no hace nada y no explica nada. Este mira lo que está viendo y le dice al huésped qué cambiar, en una línea que no salta de un mensaje a otro con cada imagen:
- Si no ve nada: Coloca el documento dentro del recuadro.
- Si ve texto pero no esas líneas, porque le enseñan la cara delantera del DNI o la portada del pasaporte: Esta cara no tiene la zona de lectura. Gira el documento; en el pasaporte, abre la página de la foto.
- Si el documento está muy torcido: Endereza el documento.
- Si una línea se sale del encuadre: Mete todo el documento en el recuadro.
- Si está demasiado lejos: Acerca el documento a la cámara.
- Si hay reflejos o está movido: Evita reflejos y sombras, y mantén el documento quieto.
- Si ya está leyendo: Leyendo. Mantén el documento quieto.
Y cuando algo falla del todo, la pantalla dice qué ha pasado: que el huésped no ha dado permiso a la cámara, que el dispositivo no tiene una cámara que se pueda usar o que el lector no se ha cargado por la conexión. En cada caso tiene Volver a intentarlo y Rellenar a mano uno al lado del otro. Nadie se queda atrapado en la cámara.
Lo que no hace
- No lee un documento sin esas líneas inferiores. Si el documento no las tiene, el huésped rellena los datos a mano.
- No lee el domicilio de un pasaporte, que no lo lleva, ni el de un documento extranjero. Ahí el huésped escribe su dirección como siempre.
- No rellena el teléfono, el correo ni la firma. Un documento de identidad no trae esos datos.
- No detecta un documento puesto del revés. Lo toma por una cara sin zona de lectura y pide girarlo, lo cual confunde un momento.
- No aparece en todos los navegadores. Si el del huésped no puede hacer la lectura en el dispositivo, el botón no se muestra y el formulario funciona como siempre.
- No aparece al editar un viajero ya guardado. El botón está al añadir uno nuevo. Para corregir uno que ya existe, se edita a mano.
- La primera vez tarda un poco más. El teléfono descarga el lector, unos 10 MB, y lo guarda para las siguientes veces. Con buena conexión empieza a descargarlo mientras el huésped está en el formulario. Con una conexión muy lenta o en modo de ahorro de datos, espera a que pulse el botón.
El resto del recorrido no cambia. Si quieres ver cómo es el check-in entero, desde que el huésped abre el enlace hasta que firma, está en el check-in online, más rápido para tus huéspedes, y los arreglos más recientes, en menos sitios donde atascarse.