Cuando un huésped termina el check-in, Regi le ofrece descargar un comprobante en PDF. Hasta ahora ese PDF llevaba todo: el documento de cada viajero, su número de soporte, la fecha de nacimiento, la nacionalidad, el teléfono, el correo y los datos del pago.
Ese PDF acaba en la carpeta de descargas de un móvil, reenviado por WhatsApp a quien organizó el viaje o impreso en la recepción de otro alojamiento. Y el enlace del check-in seguía enseñando esos mismos datos a quien lo abriera después, aunque ya estuviera terminado.
Las dos cosas han cambiado. Además, en este repaso al check-in del huésped van varios arreglos más pequeños del formulario, y una corrección a algo que contamos hace unas semanas.
El comprobante pasa a ser un ticket
Lo que descarga el huésped al terminar es ahora un ticket pequeño. Lleva esto:
- la referencia del parte,
- las fechas de entrada y salida,
- el número de huéspedes,
- el nombre del alojamiento,
- un código QR, un botón y el enlace para abrir ese check-in en Regi.
No lleva el nombre de nadie, ni documentos, ni fechas de nacimiento, ni teléfonos, ni correos, ni cómo pagó. Al pie dice lo que es: un justificante de que el huésped completó sus datos, no un documento oficial de registro.
Para ti cambia esto: si ese PDF se reenvía, se imprime o se queda olvidado en un ordenador compartido, ya no expone a nadie. El huésped sigue teniendo su prueba de que hizo el check-in, que es para lo que lo quería.
El QR te lleva al parte
El código QR del ticket abre el parte de esa estancia en Regi. Si un huésped te enseña el ticket en la puerta, lo escaneas con tu móvil y llegas directamente al parte, sin buscarlo en la lista.
Si no has iniciado sesión, Regi te pide entrar y después te lleva a ese parte. Quien escanee el código sin tener acceso a tu cuenta se queda en esa misma pantalla de entrada, y si entra con otra cuenta ve una página de «no encontrado». El código no dice si ese parte existe.
Un enlace terminado ya no enseña a nadie
El enlace del check-in sirve para que el huésped rellene sus datos y vuelva a la pantalla de confirmación cuando quiera. Por eso sigue funcionando después de terminar.
Lo que ha cambiado es lo que enseña. Una vez terminado el check-in, el enlace muestra la confirmación y el número de huéspedes, y nada más. Los viajeros, sus parentescos y los datos del pago dejan de estar a la vista para quien abra ese enlace.
Al terminar, además, el titular del pago y la caducidad de la tarjeta se borran del borrador. El parte los conserva: lo que se comunica a SES.Hospedajes no cambia en nada.
Esto importa porque un enlace se reenvía con mucha facilidad. Lo pasa el huésped a sus acompañantes, lo pegas tú en un mensaje, se queda en un historial. Ahora, quien lo abra después solo ve que el check-in está hecho.
Las fechas de hace más de un año ya no entran
Hace unas semanas contamos que las fechas de la estancia se aceptaban hasta tres años hacia atrás. Eso ya no es así, y no por decisión nuestra: SES.Hospedajes ha dejado de admitir un check-in de hace más de un año.
Regi aplica ahora ese mismo límite en tres sitios:
- en el formulario del huésped,
- en un borrador a medias,
- y cuando tú cambias la fecha de entrada de un parte.
El mismo día del año pasado también se rechaza. Así queda un día de margen para que el parte llegue a SES.Hospedajes antes de que la fecha caduque. El día se cuenta en hora de España, también para un huésped que rellena desde el extranjero cerca de medianoche.
Si un enlace llega con fechas fijas que ya pasan del año, o un borrador se ha quedado viejo, el formulario lo dice al abrirse. Antes el huésped se encontraba con un botón desactivado y ninguna explicación.
En un parte antiguo puedes seguir corrigiendo todo lo demás. El límite solo salta si cambias la fecha de entrada. Hacia delante nada cambia: se siguen aceptando estancias hasta tres años después de hoy.
Arreglos del formulario
Ninguno de estos es una función nueva. Todos son sitios donde un huésped podía quedarse parado.
Escribir una fecha deprisa ya no se come números. Las fechas se escriben en tres casillas: día, mes y año. Al rellenar una, el cursor saltaba a la siguiente un instante tarde. Si el huésped tecleaba rápido, o tocaba deprisa en el móvil, un número caía en la casilla que ya había dejado atrás. Pasaba también con la caducidad de la tarjeta. Ahora el salto ocurre a la vez que la tecla.
Un espacio de más ya no rompe un número. Si el huésped pegaba su número de documento con un espacio al final, el formulario decía que era demasiado largo. Ahora Regi quita los espacios del principio y del final de cada campo de texto antes de comprobarlo y de guardarlo. Vale igual en tus formularios de alojamientos y de partes.
Chrome ya no cierra la pestaña en el paso de contacto. En Chrome de ordenador, si el navegador proponía autorrellenar el teléfono y la sugerencia desaparecía sola, la pestaña se cerraba con un error y el huésped tenía que empezar ese paso de nuevo. Ya no pasa.
Las fechas de una reserva no se cuelan en otra visita. Cuando copias el enlace desde una reserva, las fechas llegan puestas. Si después ese mismo huésped abría el enlace general del alojamiento en el mismo navegador, esas fechas podían reaparecer. Ahora las fechas que vienen de una reserva ya no se guardan para la visita siguiente. Lo que el huésped escribió por su cuenta, sus propias fechas o el número de viajeros cambiado a mano, sí se recuerda, como antes.
Editar un viajero guardado es más claro. Al volver a un viajero para corregirlo, sus datos se ven como una lista con separadores en vez de tarjetas. Solo se marca en rojo la sección a la que le falta algo, nunca un dato bien rellenado. Y el número de documento aparece cuando ya se ha elegido el tipo de documento.
El panel de los viajeros no esconde su cabecera. En el móvil, el panel que sube desde abajo para añadir un viajero podía desplazarse un poco y dejar el título y el botón de cerrar fuera de la pantalla. Ahora se queda en su sitio.
Lo que no hace
- No borra los comprobantes ya descargados. Un PDF que un huésped bajó antes de este cambio sigue en su teléfono con todos sus datos. Regi no puede recuperarlo.
- El ticket no sustituye al parte. No es un documento oficial de registro y no sirve ante SES.Hospedajes. El parte completo lo tienes tú en Regi, como siempre.
- El QR no abre nada sin tu sesión. Si escaneas el ticket desde un móvil donde no has iniciado sesión en Regi, primero tendrás que entrar. Después llegas al parte sin volver a escanear.
- En japonés, chino y árabe el ticket sale en inglés. La pantalla del huésped sigue en su idioma, pero el PDF no sabe dibujar esas letras y, en lugar de cuadros vacíos, se imprime en inglés.
- No admite estancias de hace más de un año. Si tienes un parte pendiente de una estancia anterior a ese límite, SES.Hospedajes ya no lo acepta, ni desde Regi ni desde ningún otro sitio.
Cómo tratamos los datos de tus huéspedes en general, qué se guarda y cuánto tiempo, está en la privacidad de los datos de tus huéspedes. La tanda anterior de arreglos del check-in está en menos sitios donde atascarse, y la novedad más reciente del formulario, en el huésped escanea su documento.